Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung im administrativen Projektmanagement?

jobs-schweiz.ch verbindet hochqualifizierte Fachkräfte mit herausragenden Arbeitgebern in der Schweiz.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation, die sich der Entwicklung und Realisierung anspruchsvoller Bauprojekte verschrieben hat. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine kollegiale Arbeitsatmosphäre, Innovation und nachhaltige Bauweise. Mit Ihrer Unterstützung wird das Team die Projektabwicklung weiter optimieren und zum Erfolg der Bauvorhaben beitragen.

Assistante de Projets PPE (m/w/d) in Crissier

Ihre Aufgaben

• Wesentliche administrative Unterstützung des PPE-Teams leisten und zur Qualitätssicherung bei der Dokumentenverwaltung beitragen.
• Alle Dokumente aktuell halten, validieren und strukturiert ablegen.
• Vertragsdokumente verwalten, bearbeiten und verfolgen (Verträge, Nachträge, Endabrechnungen).
• Unterstützung der Projektleiter und Baufachkräfte bei administrativen Aufgaben.
• Büro auf der Baustelle vor Ort organisieren (Empfang, Post, Bestellungen, Sitzungsräume).
• Verschiedene Korrespondenz, E-Mails und Notizen verfassen.
• Angebote, Verträge und Änderungen der Unternehmen erfassen und verwalten.
• Protokolle Korrekturlesen, verbreiten und verwalten (z.B. Sitzungen, Baustellenbesprechungen).
• Datenbanken, interne und externe Informationen erstellen und pflegen.
• Ablage, Planung und Archivierung von Akten, Dokumenten und Korrespondenz.
• Dokumente gemäß aktuellen Vorschriften aktualisieren.
• Baustellenveranstaltungen organisieren (Grundsteinlegung, Einweihung etc.).
• Präsentationsunterlagen für Projekte erstellen (z.B. PowerPoint).
• Angebote für Kunden vorbereiten.
• Administrative Nachverfolgung der PPE-Dossiers sicherstellen.
• Follow-up bei Änderungen und Dokumentation der Eigentümer.
• Rechnungen erstellen und Zahlungsüberwachung durchführen.
• Projekte bei der Buchhaltung unterstützen.
• Finanzdaten aus SAP exportieren und in Management-Tabellen pflegen.
• Dokumente wie Rechnungen und Bankgarantien kontrollieren.
• Mit der Buchhaltungsabteilung zusammenarbeiten, Zahlungen verfolgen, Auskünfte geben und Mahnwesen durchführen.
• Budgets überwachen und Finanzberichte vorbereiten.
• Termine einhalten und den Informationsfluss sicherstellen.
• Rechnungsstellung für Kunden und Lieferanten überwachen.
• Ansprechpartner für interne und externe Teams sein und wichtige Informationen regelmäßig kommunizieren.
• Mit einer weiteren Assistenz zusammenarbeiten und bei Abwesenheit einspringen (inklusive Empfang).
• Mitarbeit bei der Schulung und Integration neuer Kollegen.
• Kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse und Kommunikationswege fördern.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische, administrative oder gleichwertige Ausbildung.
• Erste Erfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise im Bereich PPE-Immobilien, Bau oder Projektmanagement in der Schweiz.
• Gute Kenntnisse im Lesen technischer Pläne und in der technischen Koordination.
• Hervorragende Kenntnisse in den MS-Office-Tools, insbesondere Excel.
• Sorgfältige Dokumentation, gute Planungsfähigkeit und Einhaltung wichtiger Meilensteine.
• Organisationstalent und Fähigkeit, mehrere Akten gleichzeitig zu verwalten.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Serviceorientierung und Teamgeist.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und methodische Arbeitsweise.
• Kunden- und Ergebnisorientierung sowie Fähigkeit, mehrere Einheiten gleichzeitig zu betreuen.

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.